일반문서는 어떤 수준의 공문서인가요?

Repost] 공식 문서 형식

공식 문서 형식이란 공식 문서의 사양, 스타일 및 구성 요소를 말합니다. 당과 정부 기관의 공식 문서는 엄숙하고 관대한 이미지와 통일되고 표준화된 형식을 유지해야 합니다. 이는 공문서의 법적 권위, 심각성, 구체적인 유용성에 대한 중요한 형식적 표현일 뿐만 아니라 공문서 처리 방법의 점진적인 과학화 및 표준화에 대한 객관적인 필요성이기도 합니다.

(1) 공문서의 일반적인 형식

공문서는 일반적으로 머리글, 본문, 꼬리의 세 부분으로 나누어지며, 발급기관, 사본번호, 비밀유지등급, 문서번호, 발급자, 제목, 발송주체, 본문, 첨부파일 설명, 발급기관 서명, 작성시간, 인감, 메모, 첨부파일, 주제어, 복사 등 20개 항목으로 구성됩니다. 기관, 발급 기관, 발급 시기 및 부수 .

1. 헤더 부분

공문서의 헤더는 공문서의 헤더라고도 불리며, 일반적으로 홈페이지 위의 가로선을 의미합니다. 문서 이름, 문서 번호, 사본 번호, 기밀 수준, 긴급도(수준), 발급자 및 기타 요소가 포함됩니다. 엄숙하고 시선을 사로잡고 공문서의 진지함을 높이기 위해 첫 페이지는 일반적으로 공문서 홈페이지 상단에 빨간색으로 인쇄되고 중앙에 더 큰 글꼴이 보통 1/3에서 2를 차지합니다. 홈페이지의 /5, 머리글과 본문을 구분하기 위해 빨간색 가로선(당 기관의 공식 문서는 가로선에 배치됨)으로 표시됩니다. .

(1) 파일 이름. 이는 발행 기관의 전체 이름 또는 표준화된 약어와 "문서"라는 단어(또는 괄호 안의 언어 이름)로 구성됩니다. "중화인민공화국 국무원 문서"("국무원 문서"라 함), "중화인민공화국 국무원 사무국 문서"(이하 국무원 문서라 함) 등 국무원). 또 다른 예로는 "xx성 인민정부 문서", "xx성 인민정부 사무처 문서" 등이 있습니다. 공동문서 작성시 공동계약 기관명을 함께 사용할 수 있으나, 후원기관을 먼저 기재해야 합니다. 민족자치지방에서는 발급기관의 명칭을 자치민족언어와 한자로 모두 인쇄할 수 있다.

(2) 문자번호를 보냅니다. 문서번호라고도 불리는 발행번호는 공문서 발행기관이 발행순서에 따라 집계한 공문서 코드번호이다. 주요 기능은 공문서의 통계, 조회, 인용을 용이하게 하는 것이다. 발급번호는 기관코드, 연도, 일련번호를 포함하며, 파일명 아래와 가로선 중앙 위에 표시됩니다. 예를 들어 "Guofa [2003] No. 12", "Guofa"는 국무원 기관 코드, "[2003]"은 연도, "No. 12"는 문서의 일련 번호입니다. 발급서류에는 일반적으로 후원기관의 문서번호만 기재하며, 기관코드는 해당 기관의 기능특성을 반영하여 선정하여야 하며, 단어수는 단순화하여 사용하여야 한다. 숫자는 완전하고 정확해야 하며 4개의 아라비아 숫자로 구성되어야 하며 [2003]은 [03]으로 축약할 수 없으며 문서의 주문 번호는 "No. 1, 2, 3, 4..."로 정렬되어야 합니다. '01호,02호'나 '01호',02호' 대신 조회 및 조회가 용이합니다.

(3) 발행자.각계층의 리더들을 독려하기 위해 성실히 직무를 수행하고, 공문서의 품질을 보장하는 동시에 상하급 간 직접적인 접촉을 원활하게 하기 위해 신속하게 질문에 효과적으로 답변하고 업무 효율성을 높이기 위해 보고해야 할 공문서, 즉 지시요청서와 보고서의 경우 홈페이지에 발행자를 표시해야 합니다. 표기 방법은 먼저 가로줄 오른쪽 상단의 해당 위치에 발행자를 표시한 후, 공식 문서의 경우 발행자를 표시하는 것입니다. 발행자로 표시되면 텍스트 번호가 수평선 왼쪽 상단의 적절한 위치에 배치됩니다.

(4) 문서의 기밀 수준은 일급 비밀, 기밀의 세 가지 수준으로 구분됩니다. 비밀 수준의 분류는 "비밀보호법" 및 관련 규정에 따라 발급 기관이 결정합니다. 정부 기관 문서의 비밀 수준은 문서 홈페이지의 오른쪽 상단에 표시됩니다. 문서번호는 문서의 왼쪽 상단에 인쇄되어야 하며, 사본 일련번호는 문서의 홈페이지 왼쪽 상단에 7자리 아랍어로 표시되어야 합니다. "0000001"과 같은 숫자

(5) 긴급도(수준) 긴급하게 전달되고 처리되어야 하는 공식 문서는 긴급도를 표시해야 합니다.

문서의 긴급성 여부는 긴급과 긴급 두 가지로 구분되며, 정부 기관의 공문서는 문서 홈페이지 우측 상단에, 당 기관의 공문서는 홈 좌측 상단에 표시된다. 페이지. 긴급성 수준을 먼저 표시한 다음 기밀성 수준을 표시하십시오. 긴급전보는 특별, 긴급, 긴급, 비긴급으로 각각 표시하고 전보 첫 페이지 헤더에 표시해야 합니다.

2. 주요 부분

공문서 제목, 주요 발송 기관, 본문, 부록 설명, 서명 등 공문서의 주요 부분 발급 기관, 작성 시간, 인감, 메모, 첨부 파일 및 기타 요소.

(1) 공식 문서의 제목. 공식 문서의 제목은 일반적으로 발급 기관, 공식 문서의 제목, 언어 유형의 세 부분으로 구성됩니다. 예를 들어, "2000년 중국공산당 중앙위원회 및 국무원 농업농촌사업에 관한 의견"에서 발행기관은 "중국 중앙위원회와 국무원"이며, 주제는 다음과 같다. 공식 문서는 "2000년 농업 및 농촌 노동"이고 언어는 "의견"입니다. 이는 세 부분으로 구성된 표준 제목입니다. 제목의 기능은 공문서의 주요 내용과 목적을 드러내고, 공문서의 등록, 처리, 조회를 용이하게 하는 것입니다. 공문서 제목을 작성할 때에는 다음 사항을 파악해야 합니다.

1. 공문서의 주요 내용을 정확하고 간략하게 요약합니다. 제목은 공식 문서의 제목입니다. 텍스트는 간결하고 명확해야 하며, 공식 문서의 주제를 정확하고 요약적으로 나타내야 합니다. 예를 들어, 국무원은 기업과 관련된 100개 이상의 부당한 청구 항목을 취소하려고 합니다. 문서를 발행할 때 취소된 항목의 모든 내용을 이유로 나열하는 것은 당연히 불가능하고 불필요하지만 "일부 취소"로 요약할 수 있습니다. 기업과 관련된 불합리한 청구 항목””, 명확하고 간결해 보입니다.

2. 언어를 정확하게 선택하여 표시하세요. 예를 들어, 부서에서 상급자에게 기업을 공업화된 생산기지로 등록하도록 요구하는데 언어가 보고라면 이는 지시요구와 보고를 구분하지 못한 명백한 실수이며, 보고에는 지시요구사항이 포함되어 있다. 또 다른 예는 시정부가 군 저수지 재정착 자금을 해결하도록 상급자에게 요청하는 제목입니다. "×× 시 정부는 저수지 재정착 자금을 해결하기 위해 카운티의 지시 요청을 전달합니다." 이 제목은 카운티의 지시 요청만을 전달합니다. , 그러나 자체가 부족합니다. 언어 유형을 "×× 자치단체의 저수지 재정착 자금 해결에 관한 지시 요청서"로 변경할 수 있으며, 특정 카운티의 지시 요청서는 적절하게 첨부하여 제출할 수 있습니다. 이렇게 하면 언어 유형이 정확하게 표시되어 상위 기관에서 상황을 완벽하게 파악할 수 있습니다. 공문서 전달 및 전달 시 제목은 'about'에 'about', 'notice'에 'notice' 등 전치사와 장르가 중복되지 않도록 해야 합니다.

3. 법령명과 도서명을 제외하고는 일반적으로 제목에 구두점을 사용하지 않습니다. 제목이 너무 길거나 중간에 잠시 쉬어야 할 경우 공백이나 줄바꿈 등으로 표현할 수 있습니다. 예를 들어, "재무부로부터 농업종합발전을 위한 여러 정책에 관한 국무원 사무국이 전달한 통지문"은 "농업에 대하여..."에서 2행으로 변경될 수 있습니다.

4. 전달 또는 전달되는 요청사항 및 제보의 경우 제목에 소속사명을 기재하지 않으며, 전문 끝에 소속사명 또는 작성시간을 표시합니다.

정보 제공용이거나 헤더가 없는 전달 또는 전달된 문서의 경우 제목에는 일반적으로 기관 이름이 포함되지 않으며 작성 시간은 제목 아래에 표시되고 안에 포함됩니다. 괄호.

5. 제목 배열은 대칭적이고 아름다워야 합니다. 단어 수가 적은 한 줄 제목을 제외하고 두 줄 이상의 제목은 탑 모양이나 역탑 모양으로 배열하는 것을 피하세요. 길이가 같은 이중 평행 또는 역탑 모양 세 개의 평행 모양. 전직 시 인명, 지명, 기관명 등 특수명사와 주어를 분리하여 배열할 수 없습니다.

(2) 주요 전달 메커니즘. 문서 헤더라고도 알려진 주요 전송 기관은 공식 문서의 주요 대상입니다. 접수기관의 문서후원단위로서 접수된 문서의 실행, 처리, 응답 등을 담당한다. 대중에게 직접 공개되는 공문서를 제외하고는 일반적으로 본문 전 제목 좌측 하단 좌측상단 박스에 발송기관명을 기재한다.

공문서가 발행된 후 적시에 처리될 수 있도록 문서접수기관의 기능적 권한과 목적에 따라 주발송기관을 선정해야 한다. 정부 부처는 다음 단계의 인민정부에 직접 문서를 발행하기 전에 동일한 수준의 정부 승인 및 권한에 따라 조치를 취해야 합니다. 특별한 상황에서는 수준을 넘어서는 지시 요청이 이루어지지 않을 수 있습니다. 필요한 경우 지연과 지연을 피하기 위해 동시에 무시된 상위 기관에 사본을 보내야 합니다.

하위 지시사항 요청에 대한 답변은 1차적으로 원래 요청한 기관(부서) 및 관련 기관(부서)에만 사본과 함께 전송될 수 있습니다. 공문서를 일반발급하는 경우에는 표준화된 단체명을 기재하여야 한다. 예를 들어 XX성인민정부의 일반발급서류의 경우에는 "시군(시, 구) 인민정부"를 주발급기관으로 한다. , 그리고 지방 정부의 모든 부서." 일괄적으로 배포되는 문서는 아니지만, "모든 관련 시·군(시·구) 인민정부, 도정부 부처 등 해당 기준에 따라 일괄적으로 참조할 수도 있다. " 또 다른 예: 도당위원회의 총배급문서는 주로 “시, 군(시, 구)위원회, 도당위원회의 모든 부서, 모든 도 단위의 당단체(당위원회), 도당위원회”에 발송된다. 모든 인민단체.” 결의안, 결정, 의견, 공동 성명, 규정, 규칙, 정부 명령, 회의록, 업무 요점 등 기본 전송 권한이 없는 문서의 경우 기본 전송 권한이 배포 열의 복사 권한 위에 배치됩니다. .

(3) 텍스트. 본문은 공문서의 핵심이며 공문서의 구체적인 내용을 표현하고 문서의 의도를 설명하는 부분이다. 본문의 내용은 법률 및 규정을 준수해야 하며, 정확하고, 집중적이며, 명확하고, 엄격하게 구성되고, 잘 구성되어 있고, 잘 정리되어 있고, 간결하고, 구두점은 정확해야 하며, 가능한 한 짧아야 합니다.

공문서의 본문이 이전 페이지 끝으로 끝나서 다른 페이지에 서명날인이 필요한 경우에는 “이 페이지에는 본문이 없습니다”라고 표시해야 합니다(동봉됨). 괄호 안) 다른 페이지 상단에 서명과 날인을 하여 독자가 본문의 끝부분을 쉽게 이해할 수 있도록 하고 공백이 도용되는 것을 방지해야 합니다. 하지만 이는 가능한 한 피해야 합니다.

(4) 첨부파일 설명. 공문서에 첨부파일이 있는 경우에는 본문 아래와 서명 위에 첨부순서와 이름을 표시하여야 한다. 본문과 첨부는 하나로 묶어야 하며, 묶을 수 없는 경우에는 첨부 첫 페이지의 왼쪽 상단에 본문의 발행번호와 첨부의 순번을 표시한다.

(5) 발급 기관의 서명. 발급기관의 서명은 성명 또는 표준화된 약어이어야 하며, 본문의 오른쪽 하단, 일반적으로 본문의 마지막 줄과 함께 빈 줄에 위치해야 합니다. 공동문서 작성시에는 공동계약 기관명을 기재하고, 후원 기관을 먼저 기재하고, 각 기관의 이름을 한 줄에 기재하되, 같은 길이에 다른 수의 단어를 인쇄합니다.

(6) 글을 쓰는 시간. 작성 날짜는 공식 문서의 발효 날짜를 의미하며 일반적으로 리더가 마지막으로 발행한 날짜입니다. 공동으로 발행하는 경우에는 마지막 발행기관의 발행일자를 기준으로 한다. 주요 동지들의 승인을 받은 후에도 어떤 이유로 문서를 제때에 발행할 수 없고 지연 시간이 20일을 초과하는 경우 문서 작성 시간은 후원 단위에서 결정할 수 있습니다.

작성 시점은 공문서의 유효성과 확인을 위한 중요한 기준 중 하나이며 공문서의 서명(인장) 오른쪽 하단에 표시됩니다. day는 완전해야 하며 생략할 수 없습니다. 법정 문서나 회의에서 논의 및 승인된 문서의 경우 법적 절차와 작성 날짜를 괄호 안에 표시하고 제목 아래 중앙에 표시합니다. 집필 당시 당 기관의 공문서는 아라비아 숫자로, 정부 기관의 공문서는 한자로 표기되어 있었다.

(7) 봉인. 공문서 인쇄는 문서 제작 기관이 공문서의 유효성을 확인하는 증명서입니다. "회의록"과 특정 제목이 있는 일반 공개 문서를 제외한 공식 문서에는 발행 기관의 직인 또는 주요 동지의 서명이 찍혀 있어야 합니다. 인장은 공문서의 기재 내용과 일치해야 하며, 기재 날짜보다 위에 위치해야 하며, 공문서의 오른쪽 하단에 기재한 내용이 겹쳐서는 안 됩니다. 상단에는 연도와 월이 하단에 찍혀 있어야 합니다. 명령(지시) 등 집행위원장의 명의로 서명된 공문서에는 일반적으로 직인을 날인하고 리더의 직위를 기재하는 것이 일반적이다. 정부기관의 공문서의 경우, 고정된 문서 헤더가 있는 경우, 발급기관 표시 없이 바로 발급일자를 기재하고 문서에 스탬프를 찍는 것도 가능합니다. 당위원회의 일반 배포 문서는 인쇄할 필요가 없습니다.

여러 기관이 공동으로 문서를 작성하는 경우에는 후원 기관을 먼저 기재해야 합니다. 인감을 사용할 때, 기관명을 상하로 배열하면 협찬기관의 인장이 위로, 좌우로 배열하면 협찬기관의 인장이 왼쪽으로 오게 됩니다.

(8) 메모. 공문서에서 추가적인 설명이 필요한 사항을 말합니다. 예를 들어, 공문서를 읽고 전달하는 범위, 사용법, 설명이 필요한 용어 등을 표시하는 데 사용됩니다. 공문서의 서명(인감) 아래에 빈 줄을 표시하고, 다른 줄에는 두 칸을 남겨둡니다.

공식 문서의 기밀 수준과 업무 요구에 따라 일부 공식 문서는 "이 문서는 현 및 연대 수준으로 전송됩니다", "이 문서는 다음과 같이 열람 및 전송 범위를 결정해야 합니다. 대중에게 구두로 전달되어야 한다" 등, 일부 공식 문서에는 "이 기사는 스스로 복제할 수 있습니다", "이 기사는 공개적으로 게시될 수 있습니다" 등과 같이 사용 방법을 설명해야 합니다.

(9) 첨부 파일. 첨부파일은 필요에 따라 본문에 첨부하는 공식 문서 또는 자료입니다. 본문을 보완하거나 참고 자료를 제공하는 데 사용됩니다.

3. 문서의 뒷부분

공문서의 뒷부분은 제목, 복사기관, 발행기관, 인쇄시간, 복사부수로 구성된다.

(1) 주제어. 주제어는 공식 문서와 해당 범주의 주제 특성을 구현하는 명사 또는 명사구로, 컴퓨터에서 인식할 수 있습니다. 사무 자동화의 요구를 충족하고 컴퓨터를 사용하여 공식 문서를 관리하는 기본 작업을 수행하려면 모든 공식 문서에 제목 제목을 표시해야 합니다. 문서는 일반적으로 3~5개의 주제 제목으로 표시되며 최대 10개를 넘지 않습니다. 주제 단어는 문서 마지막 페이지의 왼쪽 하단에 있는 CC 열 위에 표시되며 상단 상자에 작성되며 각 주제 단어의 중간에 공백이 있습니다.

주제 표목 색인은 1998년 8월 중국 공산당 중앙판공청 서기처가 개정한 '공문서 주제 표목 목록'과 '공문서'를 기반으로 한다. 국무원'은 1997년 12월 국무원 판공청 비서처에서 개정되었다. 주제용어집의 규정된 색인이다.

(2) 대행사에 복사하십시오. 복사기관이란 공문서의 내용을 알려야 하는 주발송기관 이외의 상하기관을 말한다.

복사된 장기는 당, 정부, 군대, 대중의 순서로 배열되어 있으며 이동 시 이전 줄과 평행하게 작성합니다. 예를 들어, 성 정부에서 발행한 공식 문서는 성 당위원회, 전국인민대표대회, 중국인민정치협상회의, 군사지역, 법원, 검찰원, 인민단체, 민주정당 등의 모든 부서에 복사되어야 합니다.

(3) 발급 권한 및 발급 시기. 발급 기관 및 시간 열은 문서 마지막 페이지의 끝에서 두 번째 줄에 있습니다. 발급기관은 문서를 생산, 발행(재인쇄)하는 기관의 명칭을 말하며, 일반적으로 당위원회나 관공서, 발급시간은 일반적으로 문서가 인쇄공장에 발송된 날짜를 말한다. 예: "xx성 인민정부 사무국 사무국, x월 xxxx xxxx일 발행".

(4) 인쇄 매수. 괄호 안의 발행 매수는 발행 시간 우측 하단에 표기됩니다. 인쇄된 매수는 문서가 몇 장 인쇄되었는지 파악하는 데 사용됩니다. 특히 기밀 문서의 경우 사본 수를 표시해야 하며, 사본 수를 선택하지 않을 수 없습니다.